Mission des Archives

Les archives sont définies comme l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public dans l’exercice de son activité. Les Archives ne sont donc pas forcément des documents très anciens et leur support peut être varié : parchemin, plaque de verre, CD ROM, DVD… et surtout papier.

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Quatre grandes missions

  1. La collecte : solliciter les versements de l’administration, les préparer, repérer les fonds privés à conserver.
  2. Le traitement : tri, classement, analyse.
  3. La conservation : conditionnements adaptés, conditions de stockage, restauration, supports de consultation.
  4. La communication : publication des instruments de recherche, accueil du public en salle de lecture, réponses à des demandes de particuliers pour nécessité administrative.

Communicabilité

Les délais de communicabilité sont fixés par le Code du patrimoine, livre II. La loi sur les archives du 15 juillet 2008 a modifié les conditions d’accès aux documents. Des décrets d’application et des instructions doivent encore paraître, des modalités pratiques de mise à disposition ne sont pas toujours réglées. Tous les documents administratifs sont librement communicables à l’exception d’un certain nombre de restrictions destinées à protéger la sûreté de l’Etat, la vie privée des personnes, la sécurité nationale. Attention : l’état civil n’est pas un document administratif, c’est un document judiciaire.

Manipulation : quelques précautions élémentaires

Les supports sont fragiles (papier bois, calque, papier de temps de guerre, sceaux en cire, reliures anciennes…) : il faut donc les manipuler avec beaucoup de précautions. La plupart du temps, ces documents existent en un seul exemplaire. S’il y a des dégâts, les coûts de restauration sont élevés.

En cas de documents non reliés, il vous sera communiqué une liasse à la fois, ceci afin d’éviter les mélanges de pièces de dossiers différents.
Lors de la consultation de liasses, il faut veiller à respecter l’ordre des pièces. Si vous constatez qu’une liasse est en désordre, merci de le signaler au président de salle. Il ne faut pas mouiller son doigt pour tourner les pages (pratique peu hygiénique pour le lecteur lui-même).

Pour ne pas endommager le document, que ce soit un feuillet, un plan ou un registre, le lecteur se gardera de s'appuyer dessus pour prendre des notes, le décalquer, ou simplement le consulter.
 

Communication immédiate État-civil,décès
État-civil, tables décennales
-25 ans

Secret industriel et commercial

Statistiques

Secret médical (après le décès, 120 ans à compter de la date de naissance)

-50 ans

Sûreté de l’Etat, sécurité publique

Protection de la vie privée

Documents portant jugement de valeur ou appréciation sur une personne physique

Dossier de personnel

-75 ans

Statistiques élaborées à partir d’enquêtes sur les comportements privés dont les recensements de population (dérogation possible)

Enquêtes de police judiciaire et dossiers des juridictions

Etat-civil, registres de naissances et mariages

-100 ans Documents se rapportant aux mineurs


Les délais sont calculés à partir de la date du document ou à partir de la date du document le plus récent du dossier ou du registre. Un dossier peut contenir des documents relevant de plusieurs délais. En ce qui concerne les archives privées conservées aux Archives municipales et communautaires, soit elles ressortent du délai commun (la grande majorité), soit elles sont communicables après un délai fixé par le donateur ou le déposant ou sur autorisation spéciale du déposant.

Il est possible d'obtenir une dérogation aux règles de communicabilité des archives publiques. Ces dérogations sont livrées par les Archives de France après avis du service versant et du service des Archives. Le demandeur est averti par courrier des Archives de France de la suite réservée à sa demande.

Pensez aux générations futures !

Tous les documents peuvent contribuer à l’histoire de notre commune ainsi, avant de jeter des vieux papiers, des vieilles photographies, ayez le réflexe de passer aux Archives soit pour nous confier ou du moins nous prêter ces vieux documents pour qu’ils soient intégrés au fonds des archives municipales soient scannés pour en garder une trace. N’oubliez pas qu’en donnant vos archives, vous contribuez à l’enrichissement de la mémoire collective de notre Ville. Ces documents peuvent faire l’objet d’un dépôt ou d’une donation.

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